Google ドキュメントを会議メモとして使う

こんにちは。サーバーサイドエンジニアのティーチです。最近の趣味は生後半年の娘にウケる動作の探求です。直近だと背筋が手応えありました。髪の毛がふわふわするのが面白かったようです。

本記事について

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■書く

Google ドキュメントを会議メモとして使うときの設定
Google ドキュメントを会議メモとして使う提案をする方法例

■書かない

会議メモを作る意義に触れると本記事の趣旨(Google ドキュメントの具体的な設定の仕方、使用の提案の仕方)以外の部分が長くなるので以下は割愛します。

会議においてアジェンダ、議事録を作る意義
Google ドキュメントって何？

対象

会議でアジェンダ、議事録を使いたいなと思ってる方
よその会議の仕方知りたいなという方

Google ドキュメントの強み

私のプロジェクトではオンライン会議をするためのツールとしてGoogle Meetを用いています。
そして、会議を入れる時はGoogle カレンダーに予定を入れるようになっています。

Google カレンダーには会議メモという機能があり、予定からGoogle ドキュメントを作成することが容易です。
作成後は予定にGoogle ドキュメントへのリンクが作られるので会議参加者への共有も容易です。

作成前	作成後

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※2022/3/3時点　生成場所がマイドライブ固定のようなので共有ドライブに移動させるか、「共有」から編集権限を付与する必要があります。

作成、紐付けが容易な上
機能的には画像の挿入、見出し、同時編集機能ができるので良きです。

具体的な使い方

ファイル > ページ設定から「ページ分けなし」に設定します。(この機能を紹介するためにこの記事書きました！) f:id:taichisato:20220304132252p:plain

ページ設定分けなしにすることで、なんと！例のあの空白をなくすことができます！ステキ！ f:id:taichisato:20220304132303p:plain

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そして、1. 左上の灰色の部分をクリックしてテキストの幅を幅広にします。

あとは会議の内容に応じて構成を作る

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見出しは「見出し3」推しです。(MacならCommand + option + 3)

Google ドキュメントを会議メモとして使う提案をする方法例

私はすでに登録してある会議に対して上記のような会議メモを作って例えば以下のように共有しています。

前提

私はスギサポdeliというプロジェクトに携わっており、メンバーは本サービスを「deli」と呼称しています。

最近具だくさん食べるスープのBセットが出ました。私もまだ食べてないのですが、AセットはかなりおいしかったのでBセットもぜひ！(宣伝)

deliでは GitHubのプロジェクトボードを画面共有して会議していました。

Slackで投稿した文(ポイントがわかりやすいように修正しています)

Taichi Sato(teach)

deliの週次定例は内容充実してて良いのですが、
事前準備やissue外のトピックについての話し合いがやりづらいので、  .. (1)
マイブームの会議メモを作りました。.. (2)

[会議メモのURL]

deli projectとの2画面を画面共有するのはやりにくい部分あるかもしれませんが、
とりあえずやってみたいです！ ..(3)

ポイント

(1) 会議メモがあると良い理由を一行で書く。

長いと読みづらいため。提案する相手によって詳細度は変えても良いと思います。

(2) 提案する人が会議メモのたたき台を作る。

理想的には、会議を招集する人が会議メモ、アジェンダ、構成全部つくるのが一番早いと思います。
しかし、登録された会議に対して
「アジェンダ作ってもらっていいですか？」
よりも
「会議メモとアジェンダ作りました！XXとYYはわからないので追記お願いしたいです！」
といった一緒に会議スタイルを作り上げていく方が現実的には効率よいのではないかなと私は思います。

(3) とりあえず一回！

「習うより慣れよ」
実際に会議メモを使って会議してみて、よかったら継続、合わなかったらやめれば良い。そのくらいライトに提案した方が、提案された側も「とりあえずなら..」ってなる気がします。

deliでは今後も継続してGoogle ドキュメントを使用して会議をすることになりました。